| Przydatna wiedza dla przedsiębiorcy

Liczenie cen od netto i brutto na fakturze - dokumencie handlowym

dawać by się mogło, że sposób obliczeń cen od netto i brutto jest oczywisty i żaden przedsiębiorca nie powinien mieć z tym problemów. W ferworze codziennych obowiązków każdemu z nas może przydarzyć się gorszy moment (szczególnie, gdy przerwa między pierwszą a drugą kawą niebezpiecznie się wydłużyła) i trudno połączyć ze sobą nawet oczywiste fakty.

Właśnie na takie ciężkie chwile przygotowaliśmy wpis, w którym wyjaśniamy, jak należy dokonywać obliczeń w zależności od tego, czy za bazową uznajemy kwotę netto, czy brutto.

Często popełniane błędy

Bardzo często spotykamy się z opiniami klientów, którzy z różnym poziomem spokoju w głosie artykułują, że w naszym oprogramowaniu „coś jest nie tak, bo program źle liczy”. Ten błędny osąd to skutek przekonania, że „wartości” na fakturze wynikają z prostego przemnożenia ceny przez ilość, a podsumowanie VAT-u to zsumowanie kolejnych wierszy kolumn – jak w Excelu. Przekonanie o słuszności tejże metody obliczeń bardzo często pogłębiają uzyskane zgodnie z oczekiwaniami klientów wyniki. Jednakże bywa, że liczący w wyżej opisany sposób, otrzymują oni inne liczby niż prezentuje program. Czasami po wprowadzeniu faktury otrzymanej od swojego kontrahenta uzyskują inne wartości. Skąd biorą się te różnice? Dlaczego jestem przekonana, że myli się klient a nie nasz program? Jak prawidłowo liczyć wartości netto, brutto i stawki VAT? O tym wszystkim w kolejnych podrozdziałach.

Cena netto czy brutto podstawą wyliczeń?

Zanim zaczniemy wykonywać obliczenia, należy ustalić odpowiednią metodę obliczeń. Co to oznacza? Otóż zaczynamy od wybrania, czy naszą bazą będzie cena netto, czy też cena brutto. Zgodnie z Art. 106e Ustawy o VAT (punkty 7-9), ustawodawca dopuszcza możliwość wyliczeń na dwa sposoby – za bazową możemy uznać cenę netto lub brutto. Obie te metody są prawidłowe.

Natomiast musimy mieć świadomość, że nasz wynik będzie różny, w zależności od tego, którą z nich wybierzmy.

Jak wyglądają poprawne wyliczenia?

Spójrzmy na podsumowanie pozycji testowej faktury. Prostokąty i strzałki wskazują zakres obliczeń, natomiast cyfry kolejność wykonywanych działań.

Pozycje na dokumencie

Zwróćmy uwagę na pierwszą pozycję z powyższej faktury – chleb. Jeśli przyjmujemy, że będziemy posługiwać się metodą liczenia cen od netto (taka właśnie metoda była wybrana podczas generowania tego dokumentu), należy wykonywać następujące obliczenia.

Wartość netto

Cena netto* ilość

Obliczanie wartości netto dla pozycji z naszej faktury Chleb:

3,54 * 130 = 460,20

Wartość VAT (Kwota VAT)

Cena netto * ilość * (stawka VAT/100)

Obliczanie kwoty VAT dla pozycji z naszej faktury Chleb:

3,54 * 130 * (23/100)=105,846 -> 105,85

Cena brutto

Cena netto * (1+(stawka VAT/100))

Cena brutto wynosi zatem:

3,54*(1+(23/100))=4,3542 -> 4,35

Wartość brutto

Cena netto * ilość * (1+(stawka VAT/100))

3,54 * 130 * (1+(23/100))=566,046 -> 566,05 porównaj wyliczenia nr 1.

Należy zwrócić uwagę, że gdybyśmy (w przypadku wybrania metody liczenia od netto) wartość brutto obliczali według niepoprawnego wówczas wzoru cena brutto * ilość otrzymalibyśmy wartość:

4,35 * 130=565,50.

Ta wartość jest oczywiście niepoprawna! Przy metodzie liczenia od netto we wszystkich rachunkach mamy tę samą podstawę wyliczeń – cenę netto właśnie.

Dlaczego w przypadku metody od netto nie można obliczać wartości brutto, mnożąc cenę brutto produktu przez jego ilość?

Różnice w wyliczeniach wynikają z zaokrągleń. Podając cenę brutto, podajemy ją już zaokrągloną do pełnych groszy (czyli czasami lekko zawyżoną lub zaniżoną). Wyobraźmy sobie, jak wyglądałyby wyliczenia, gdybyśmy mieli towar w cenie 0,01 zł netto. Wówczas cena brutto wyniosłaby 0,01*1,23=0,0123 -> 0,01 zł. Zatem cena brutto byłaby równa cenie netto. Gdybyśmy takich produktów mieli 1000 szt. i wartość obliczali, mnożąc cenę przez ilość, wówczas wartość netto wyniosłaby 10 zł. Tyle samo wyniosłaby wartość brutto. Oznaczałoby to, że podatek wynosiłby 0 zł(sic!)

Faktura z wieloma pozycjami

Jeśli na fakturze mamy jedną pozycję – sprawa wyliczeń jest niemal oczywista. Problem może pojawiać się, kiedy faktury zawierają więcej niż jedną pozycję. Zanim z niepokojem w głosie wydasz wyrok, że Twój program do faktur źle liczy, zapoznaj się z naszą analizą.

Podsumowanie stawek VAT

Na każdej fakturze poniżej listy produktów znajduje się tabela z podsumowaniem stawek VAT. Wszystkie pozycje na fakturze są bowiem grupowane według tychże stawek i umieszczane w odpowiednich wierszach tabeli.

Stosując metodę obliczeń od netto, powinniśmy zsumować kolumnę Wartość netto i uzyskaną sumę wpisać w kolumnę Netto. Następnie kwoty VAT i Brutto obliczamy z tej sumy, jak w przykładzie:

Obliczamy kwotę netto dla stawki 23% (wyliczenia nr 2 na przykładowej fakturze):

460,20 + 166,20 = 626,40 zł

Obliczamy kwotę VAT (wyliczenia nr 3 na przykładowej fakturze)

626,40 * 23/100 = 144,072 -> 144,07 zł

Obliczamy kwotę brutto (wyliczenia nr 3 na przykładowej fakturze)

626,40 * (1+(23/100)) = 770,472 -> 770,47 zł

W przypadku faktury z pozycjami w różnych stawkach VAT musimy przeprowadzić analogiczne obliczenia dla każdej ze stawek.

Zerknijmy na tabelę z podsumowaniem VAT-u, którą znajdziemy na naszej testowej fakturze. Końcowe wartości netto, vat i brutto dla całego dokumentu obliczamy, sumując kolejne wiersze tabeli – wyliczenia nr 4.

Dlaczego nie można sumować kolumn Wartość netto, Kwota VAT i Wartość Brutto? Dlaczego otrzymanych wyników nie można wpisywać do tabeli podsumowania stawek VAT?

Wyobraźmy sobie podobny przypadek do opisanego w ramce wcześniej. Weźmy pod lupę produkt w cenie netto 0,01 zł, w ilości sztuk 1. Cena brutto naszego produktu wyniosłaby 0,01 zł. Tyle samo wyniosłyby wartości netto i brutto. A gdybyśmy mieli 1000 takich pozycji na fakturze? Jak wówczas wyglądałyby obliczenia? Jeśli kwoty w podsumowaniu VAT-u obliczalibyśmy jako sumy kolumn z listy pozycji, wówczas wartość netto całej faktury wyniosłaby 10 zł. Dokładnie tyle samo wyniosłaby wartość brutto… A kwota VAT otrzymałaby cyfrę 0 zł…. Co na to urząd skarbowy? Nie chcę nawet myśleć. W każdym razie taki sposób obliczeń to oczywiście błąd!

Metoda liczenia od Brutto

Powyżej opisaliśmy sposób prawidłowego dokonywania obliczeń przy metodzie od netto, kiedy to podstawą wszystkich obliczeń była liczba równa cenie netto. Podsumowanie VAT-u również liczyliśmy, zaczynając od sumowania kolumny netto. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie ww. obliczenia wykonywać, uznawszy za bazę cenę brutto. Przy metodzie od brutto to od ceny brutto wyliczamy wartość netto. Podsumowanie VAT-u również zaczynamy od zsumowania kolumny Wartość brutto.

W zależności od tego, czy obliczenia wykonamy metodą od netto, czy od brutto, otrzymamy różne wyniki. Mimo że nie będą one identyczne, z punktu widzenia księgowego będą poprawne, a zauważalne różnice są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Wybór metody zawsze zależy od kontrahenta. Najczęściej firmy sprzedające produkty i usługi innym firmom (w modelu B2B) operują cenami netto i to te ceny przyjmują za podstawę wszystkich wyliczeń. Firmy handlujące z konsumentami (model B2C) stosują najczęściej metodę od brutto, gdyż dla nich podstawą jest cena brutto właśnie.

Może się zatem zdarzyć, że podczas wprowadzania faktury zakupowej do naszego systemu, będziemy uzyskiwać inne wyniki, niż te, które widzimy na fakturze. Może to oznaczać, że my posługujemy się inną metodą obliczeń niż kontrahent, który nam ten dokument wystawił. W takim przypadku wystarczy zmienić metodę obliczeń ustawioną w programie.

Zaokrąglenia

Ustawa o VAT (art. 106e, pkt.11) mówi:

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Jakie ma to odzwierciedlenie w praktyce? Większość kwot zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku – trudno wymagać od klienta, żeby płacił nam 0,5 grosza. W przypadku zaokrągleń musimy pamiętać o tym, aby zaokrąglać dopiero kwotę końcową. Inaczej moglibyśmy przeprowadzić błędne obliczenia.

Ustawienia dokładności pól ceny w oprogramowaniu BinSoft

Oprogramowanie BinSoft pozwoli Ci ustalić, z dokładnością do ilu miejsc po przecinku chcesz ustalać ceny.

menu Zarządzanie -> Ustawienia firmy -> zakładka Konfiguracja -> Ogólne -> Dokładność pól cen

Metody obliczeń cen w oprogramowaniu BinSoft

Oprogramowanie BinSoft pozwala obsługiwać obie metody obliczeń – od netto i od brutto, zarówno dla zakupu, jak i dla sprzedaży. Aby wskazać metodę, która ma być wybrana domyślnie dla generowanych przez Ciebie dokumentów, wybierz:

menu Zarządzanie -> Ustawienia firmy -> zakładka Konfiguracja -> Sprzedaż i zakup

Znajdziesz tam dwa pola:

Typ obliczeń (zakup)

Typ obliczeń (sprzedaż)

W każdym z tych pól możesz ustawić liczenie kwot od netto lub od brutto.

Domyślne ustawienia oprogramowania to obliczenia od brutto dla faktur sprzedażowych i od netto dla zakupowych.

Intuicyjność oprogramowania MP/ABC

Niezależnie od wybranej przez Ciebie metody możesz w łatwy sposób zmienić pole będące podstawą wyliczeń Twoich cen. W każdym oknie programu, w którym możemy wprowadzać kwoty netto i brutto, domyślnie wybraną metodę wskaże Ci zielona poświata dookoła danego pola. Jednakże, jeśli zaczniesz wpisywać kwotę w inne pole, program szybko odkryje Twoje zamiary i dopyta Cię, czy mimo że dla tego typu dokumentów masz ustawioną inną metodę obliczeń, tym razem chcesz użyć odmiennej. Jeśli potwierdzisz, program zmieni kwotę bazową. To wygodne, gdyż nie musisz zmieniać ustawień dla pojedynczych dokumentów procesowanych inaczej niż zwykle.

Bez względu na to, czy od młodych lat przejawiałeś zdolności niczym Pitagoras, czy nawet dziś nie ośmieliłbyś się wystartować w konkursie Kangur Matematyczny, którego wojewódzkim laureatem został Twój dwunastoletni bratanek, zanim uznasz, że program źle liczy, upewnij się, czy Ty liczysz właściwie.