Jak prowadzić gospodarkę magazynową?

Jesteśmy w naprawdę wyjątkowym okresie roku. Bez względu na to, czy podśpiewujesz „Last Christmas” (w wersji dla kulturowych nacjonalistów – „Jest taki dzień”), jadąc samochodem, czy w ogóle nie rusza Cię widok choinek, przyznasz, że z biznesowego punktu widzenia to doskonały czas na narodziny gwiazdy. Nie takiej, o której opowiada Bradley Cooper, ale takiej, która może zabłysnąć na okładce magazynu „Forbes”. Nim odbierzesz „Laur Konsumenta”, musisz podjąć wiele strategicznych decyzji, np. czy prowadzić gospodarkę magazynową, a jeśli nawet, to jak do niej podejść? PZ, WZ, JPK_MAG, spis z natury i bilans otwarcia… Jeszcze nie zacząłeś, a już masz dość? Spokojnie. Przejdziemy przez to razem.

Kto musi prowadzić magazyn?

Jeśli prowadzisz pełne księgi handlowe… Oczywiście, sformułowanie „prowadzisz” to bardzo często nadużycie – Twoja księgowa je prowadzi. Wówczas obowiązuje Cię Ustawa o rachunkowości i masz obowiązek prowadzić magazyn. Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą – Twoja działalność jednoosobowa lub spółka cywilna rozlicza się na podstawie KPiR lub ewidencji przychodów ryczałtu ewidencjonowanego, wówczas nie masz obowiązku prowadzenia magazynu. Uwaga! Nieprowadzenie magazynu nie zwalnia Cię z obowiązkowego remanentu na koniec roku. To, że nie masz obowiązku prowadzenia magazynu, oznacza, że nie musisz tego robić... Nie musisz, ale możesz. I tutaj pojawia się kluczowe na tym etapie pytanie: Czy warto?

Ewidencja towarów handlowych w firmie z uproszczoną księgowością

W firmach prowadzących uproszczoną księgowość ewidencję towarów handlowych i materiałów można zawrzeć w spisie z natury lub KPiR.

• Spis z natury – to lista towarów handlowych i materiałów, jakie fizycznie posiadamy na dany dzień. To tak, jakbyś przespacerował się po firmie z kartką i długopisem i zapisywał, ile konkretnych produktów lub materiałów do ich wytworzenia posiadasz. Obok nazwy towaru spis z natury zawiera stan, ceny (netto i brutto) oraz wartości (netto, brutto oraz wartość VAT).

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wykonać Spis z natury w oprogramowaniu BinSoft, zajrzyj tutaj.

• Księga Przychodów i Rozchodów – księga zawiera specjalną kolumnę (10), w której notujesz zakup towarów handlowych lub niezbędnych materiałów, aczkolwiek odnotowujesz tam jedynie ich cenę.

Jak widzisz, obowiązkowa dla mikroprzedsiębiorcy ewidencja nie jest bardzo skomplikowana. Warto przypomnieć także, że najmniejsi gracze na rynku mogą śmiało gromadzić towary na swoich prywatnych przestrzeniach, np. w domu, mieszkaniu czy w garażu. To dobra informacja m.in. ze względu na koszty, których przedsiębiorcy boją się najbardziej na początku działalności. Jednakże wielu z nich decyduje się na prowadzenie magazynu na własne potrzeby. „Nadgorliwi!” – powiesz, ale nie do końca.

Korzyści wynikające z prowadzenia magazynu

Prowadzenie magazynu nawet w firmie, która nie jest do tego zobligowana, niesie za sobą korzyści większe niż oczyszczanie organizmu przed świątecznym obżarstwem. Potrzebujesz konkretów?

• w każdej chwili posiadasz aktualne informacje dotyczące stanów magazynowych – zawsze wiesz, co masz i w jakiej ilości
• możesz kontrolować posiadanie optymalnej liczny danych towarów i materiałów – dzięki temu zamawiasz lub produkujesz, zanim zobaczysz dno
• zarządzasz kolejkowaniem – z łatwością kontrolujesz sprzedaż produktów z określonych dostaw, w określonych cenach itp.
• wystawiając faktury, możesz od razu generować odpowiednie dokumenty magazynowe i aktualizować stany produktów.

Rozwiązania BinSoft, z którymi poprowadzisz dowolnie wiele magazynów

Oprogramowanie marki BinSoft, które pozwala prowadzić pełną gospodarkę magazynową to odpowiednio:

• mpFirma – oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą
• mpFaktura – oprogramowanie sprzedażowo-magazynowe, które poza modułami „Sprzedaż i Zakup”, „Magazyn”, zawiera także moduły: „Płatności”, „Kontrahenci”, „Zamówienia”
• abcMagazynu – oprogramowanie typowo magazynowe, pozwala obsługiwać dowolnie wiele magazynów oraz obsługiwać bazę kontrahentów.

Od czego zacząć prowadzenie magazynu?

Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie magazynu w oparciu o któreś z wyżej wymienionych rozwiązań BinSoft, przyda Ci się kilka wskazówek.

1. Punkt pierwszy dotyczy jedynie programów mpFirma i mpFaktura. Aby włączyć w nich pełną gospodarkę magazynową, należy wybrać „Ustawienia Firmy” z menu „Zarządzanie”. Następnie przechodzimy na zakładkę „Konfiguracja”, a tam rozwijamy „Magazyn”. Po odszukaniu pola „Rodzaj używanego magazynu” wybieramy w nim opcję „Pełna gospodarka magazynowa”.
2. Utwórz wszystkie niezbędne magazyny. Aby to zrobić, w module „Magazyn” przejdź do widoku „Magazyny” i kliknij „Dodaj”. W ten sposób wywołasz formularz dodawania nowego magazynu.
3. Utwórz wszystkie niezbędne cenniki. Aby je zdefiniować, w module „Magazyn” wybierz pozycję „Cenniki”.

Inwentaryzacja, spis z natury i inne raporty w oprogramowaniu BinSoft

Czym jest spis z natury wyjaśnialiśmy wyżej. Czy różni się on od inwentaryzacji? Nazwą! – odpowiesz błyskotliwie – oczywiście też, ale istotna jest inna kwestia. Ten drugi raport zawiera informacje o stanach aktualnych, faktycznych i różnicy w ilości produktów na magazynie. Tworząc inwentaryzację w oprogramowaniu BinSoft, możesz wpływać na wartości podawane w kolumnie „Stan faktyczny”. Kolumna „Stan aktualny” jest nieedytowalna – jej wartość wynika z dokumentów magazynowych – a ewentualna różnica wyliczy się automatycznie. Oprogramowanie wystawi odpowiednie dokumenty magazynowe. W spisie z natury ilości towarów nie można zmieniać ręcznie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wykonać Inwentaryzację w oprogramowaniu BinSoft, zajrzyj tutaj.

Warto pamiętać, że prowadzenie magazynu to nie tylko inwentaryzacja i spis z natury. To operowanie na dokumentach takich jak WZ (wydanie zewnętrzne), PZ (przyjęcie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny) oraz MM (przesunięcie międzymagazynowe). W module „Magazyn” oprogramowania BinSoft. To także szereg użytecznych raportów. Ich rodzaj będzie zależał od programu magazynowego, w którym pracujesz. Decydując się na oprogramowanie BinSoft z modułem Magazyn, masz dostęp do następujących raportów magazynowych:

• Dokumenty (dzienny)
• Dokumenty (w skali miesiąca)
Oba rodzaje uwzględniają typ dokumentu magazynowego, jego numer, przypisanego kontrahenta, wartość netto, wartość VAT i wartość brutto. Raporty będą różniły się zakresem dat, ale ten wynika już bezpośrednio z poszczególnych nazw raportów.
• Rejestr dokumentów – raport pokazujący powiązanie dokumentów magazynowych i dokumentów handlowych z uwzględnieniem kontrahenta oraz wartości (zarówno netto, jak i brutto) wg cen rzeczywistych.

JPK_MAG - zasady

Jeśli jesteś zobligowany do prowadzenia magazynu, jesteś zobligowany do prowadzenia ewidencji obrotu magazynowego (materiałowego i towarowego). Musisz być gotowy, aby na wezwanie Urzędu Skarbowego przedstawić JPK-MAG. Kiedy zostaniesz o to poproszony, (zgodnie z „Broszurą informacyjną” MF) będziesz mieć „nie mniej niż 3 dni” na wywiązanie się ze swojego obowiązku. Co ważne, możesz zwrócić się o wydłużenie terminu na dostarczonym Ci wezwaniu, o ile będziesz mieć ku temu naprawdę dobry powód, np. nieobecność osoby odpowiedzialnej za dany obszar w firmie lub ilość danych wprost proporcjonalna do ilości butów w szafie Carrie Bradshaw. Jeśli prowadzisz więcej niż jeden magazyn, dla każdego z nich powinieneś sporządzić odrębny plik JPK_MAG. Jednakże pamiętaj, że w wówczas we wszystkich plikach musisz stosować to samo nazewnictwo, np. w polach z nawą magazynu, towaru itp.

JPK_MAG w oprogramowaniu BinSoft

Oprogramowanie BinSoft z modułem Magazynu pozwoli na wygenerowanie pliku JPK-MAG. Cały proces wygląda bardzo podobnie jak tutaj z jedną niewielką, a kluczową różnicą, którą jest wskazanie formatu, w jakim chcesz wyeksportować dane. Należy wybrać, co wydaje się oczywiste, JPK-MAG. Każdorazowo podczas generowania JPK-MAG wskazujesz okres, za jaki chcesz wygenerować plik. Możesz więc przygotowywać JPK-MAG na każdy miesiąc i przechowywać w swojej bazie danych, a możesz także wygenerować plik dopiero po otrzymaniu wezwania organu podatkowego. Czy prowadzisz magazyn z obowiązku, czy na własne potrzeby dobre oprogramowanie magazynowe będzie niczym miętowa herbata wypita na czczo 27 grudnia o poranku. Aby oszczędzić sobie nerwów, zaufaj rozwiązaniom BinSoft i pozwól nam towarzyszyć Ci w rozwijaniu swojego biznesu.