|
Krajowy System e-Faktur to projekt Ministerstwa Finansów, który całkowicie zmieni zasady wystawiania i udostępniania faktur w naszym kraju.
Centralne repozytorium dokumentów
Wprowadzenie KSeF zakłada utworzenie centralnego repozytorium dokumentów, do którego trafiać będą wszystkie faktury oraz korekty faktur wygenerowane w związku ze sprzedażą B2B.
KSeF, wbrew pierwotnemu założeniu, obejmie jedynie sprzedaż B2B - między firmami. Faktury dla konsumentów będzie można wystawiać i udostępniać na dotychczasowych zasadach.
Każda wygenerowana faktura oraz faktura korygująca będzie musiała być wysłana bezpośrednio do KSeF. Co ważne, dokumenty wysłane do KSeF będą uznawane za dostarczone do odbiorcy. To na odbiorcy faktury będzie spoczywał obowiązek pobrania wystawionych mu dokumentów handlowych z KSeF.
e-Faktury - faktury ustrukturyzowane
KSeF wprowadzi do polskiego obrotu gospodarczego tzw. faktury ustrukturyzowane. Będą to faktury wygenerowane w odpowiednim pliku XML zgodnym ze schemą KSeF opracowaną przez MF.
Należy pamiętać, aby dokument był uznany za fakturę ustrukturyzowaną, musi być wygenerowany w odpowiednim formacie XML oraz wysłany do KSeF. Faktura wysłana do KSeF otrzyma specjalny numer KSeF, a jej wystawca będzie mógł pobrać UPO KSeF. Po spełnieniu tych warunków faktura będzie uznawana za fakturę ustrukturyzowaną - e-Fakturę.
Docelowo w polskim obrocie gospodarczym B2B funkcjonować będą jedynie e-Faktury - faktury ustrukturyzowane. W początkowym etapie wdrażania KSeF obok e-faktur będą funkcjonować także dokumenty handlowe w dotychczas obsługiwanej formie.
Zalety KSeF
- Koniec z przechowywaniem dokumentów.
Po wprowadzeniu KSeF przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do przechowywania faktur. Wszystkie dokumenty będą w Centralnym Repozytorium i w dowolnym momencie będzie można po nie sięgnąć. - Koniec z wystawianiem duplikatów dokumentów handlowych.
Dokumenty handlowe będą przechowywane w Centralnym Repozytorium, więc nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu. - Szybsze rozliczenie przedsiębiorców.
KSeF przyśpieszy rozliczenia przedsiębiorców, w tym zwrot VAT. Czas oczekiwania na zwrot VAT skróci się z 60 do 40 dni. - Łatwe korygowanie faktur.
Po wprowadzeniu KSeF wystawienie faktury korygującej nie będzie wymagało uzyskania potwierdzeni odbioru i akceptacji korekty. - Skuteczniejsze ściganie dłużników.
KSeF ułatwi ściganie nieuczciwych dłużników. - Szybsza wymiana danych między firmami.
KSeF przyśpieszy wymianę dokumentów handlowych między firmami. - Automatyzacja procesów sprzedażowych i księgowych.
Jednolity format i wzór faktur umożliwi automatyzację procesów księgowych. - Oszczędność i ekologia.
Przedsiębiorcy nie będą drukować faktur ani utrzymywać przestrzeni do ich przechowywania, co pozwoli na pewne oszczędności.
Wady KSeF
Dostosowanie systemów sprzedażowych, sprzedażowo-magazynowych, księgowych i innych do obsługi KSeF.
Największą wadą KSeF jest konieczność dostosowania się do nowego systemu w firmach. Brzmi jak cytat z Barei? Niekoniecznie.Dostosowanie się do KSeF szczególnie trudne może być dla najmniejszych przedsiębiorców oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Dlaczego? Ponieważ te firmy bardzo często nie są zarządzane cyfrowo.
Inny przypadek to duże firmy i przedsiębiorstwa, które zainwestowały w oprogramowanie ERP do kompleksowej obsługi firmy - w tym obsługi sprzedaży. Aktualizacja takich systemów może wiązać się z dodatkowymi kosztami dla firmy. Koszty nie będą małe, jeśli system ERP był projektem stworzonym na specjalne zamówienie danej firmy na napisany specjalnie dla tego przedsiębiorstwa.
Zmiana modelu obsługi sprzedaży
Dla wielu przedsiębiorców wdrożenie KSeF jest równoznaczne z przebudowaniem dotychczasowego modelu obsługi sprzedaży, a to wymaga czasu, środków i zaangażowania... Które w dzisiejszych czasach należałoby wykorzystać na rozwój biznesu i dotarcie do nowych klientów.
Wystawiasz faktury?
Sprawdź nasze rozwiązania do obsługi sprzedaży!
Rządowa aplikacja do obsługi KSeF
Wprowadzając KSeF, Ministerstwo Finansów stanęło przed koniecznością dostarczenia Aplikacji umożliwiającej wysyłkę faktur do KSeF oraz odbiór faktur z KSeF. Każdy przedsiębiorca może korzystać z tego rozwiązania. Przetestowaliśmy je i... niestety, okazało się, że ma kilka wad.
- Złożony proces logowania
Każde logowanie do rządowej aplikacji wymaga użycia Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego. - Wysyłka pojedynczych dokumentów
Rządowa aplikacja umożliwia wysyłanie jedynie pojedynczych faktur. Nie ma możliwości wysyłki całej paczki dokumentów. - Odbiór pojedynczych dokumentów
Rozwiązanie udostępnione przez MF umożliwia import pojedynczych faktur z KSeF. Nie ma możliwości jednoczesnego pobrania kilku dokumentów. - Złożony proces wystawiania faktury
Aby wystawić fakturę w udostępnionym przez MF narzędziu, należy wypełnić szereg pól. Każdorazowo. Aplikacja nie pozwala na utworzenie bazy kontrahentów czy indeksu produktów lub usług. Wszystkie dane za każdym razem trzeba wpisywać ręcznie. - Brak powiązania z magazynem
Faktury wygenerowane w rozwiązaniu rządowym są niczym wolne elektrony - nie są powiązane z żadnymi innymi tworami. W przeciwieństwie do wolnych elektronów, nie dążą do znalezienia pary. Jeśli prowadzisz magazyn, rozczarujesz się. Aplikacja rządowa nie ma magazynu, więc wystawiona w niej faktura siłą rzeczy nie będzie powiązana z żadnym dokumentem magazynowym. Jeśli prowadzisz serwis lub warsztat i operujesz na zleceniach, także się rozczarujesz. Bowiem wystawionej w ministerialnej aplikacji faktury automatycznie nie powiążesz z żadnym innym dokumentem. - Brak archiwizacji faktur
Faktury wygenerowane w aplikacji rządowej zostaną wysłane do KSeF, ale z poziomu samej aplikacji nie będziesz już mógł ich sprawdzić. Z tą kwestią wiąże się kolejna - rozwiązanie MF nie pozwala na wystawianie dokumentów podobnych. Jeśli więc wystawiasz faktury cykliczne lub dokumentu podobne za każdym razem wystawianie faktury będziesz zaczynać od początku. Nie wystawisz nowego dokumentu na podstawie innego. - Brak integracji z innymi rozwiązaniami
Rządowa aplikacja nie ma możliwości zintegrowania jej ze sklepami internetowymi, platformami sprzedażowym, platformami B2B czy programami księgowymi. Nie ma mowy o automatycznym przepływie danych.
Alternatywa dla aplikacji rządowej - obsługa KSeF w programach BinSoft
BinSoft jest producentem różnego rodzaju aplikacji pozwalających na wystawianie faktur, np. mpFirma, mpFaktura, abcFaktury, abcMagazynu, aleFaktury, bsxPrinter, abcWarsztatu. Są to zarówno aplikacje desktopowe (instalowane na komputerze), jak i przeglądarkowe - działające w oknie przeglądarki. Każdy z programów od BinSoft, który pozwala wystawiać faktury, pozwala także wysłać je do KSeF.
Dlaczego więc korzystać z oprogramowania od BinSoft, zamiast wystawiać faktury w aplikacji rządowej?
- Proste i szybkie logowanie
Logowanie do aplikacji od BinSoft wymaga podania hasła (a w niektórych przypadkach także kodu PIN). Jest znacznie szybsze niż zalogowanie się do aplikacji rządowej. - Wystawianie faktury nawet w kilka sekund
Korzystając z bazy kontrahentów, indeksu produktów i usług, magazynu lub sztucznej inteligencji AI wystawisz fakturę zaledwie kilkoma kliknięciami. - Szablony faktur
Możesz zautomatyzować wysyłkę faktur cyklicznych. Będą generować się automatycznie. Ty będziesz jedynie je zatwierdzać. - Wysyłka do KSeF pojedynczych faktur lub całych paczek dokumentów
To Ty decydujesz, czy chcesz wysyłać do KSeF pojedyncze faktury, czy może całe paczki dokumentów. - Automatyczna wysyłka faktur do KSeF
Faktury do KSeF możesz wysyłać ręcznie lub korzystać z automatycznej wysyłki faktur. Wysyłka automatyczna może odbywać się a określoną częstotliwością, np. nie szybciej niż 5 minut po zmianie statusu faktury na zatwierdzony lub codziennie pod koniec Twojego czasu pracy. - Automatyczny import faktur z KSeF
Swoje faktury kosztowe możesz pobierać z KSeF ręcznie lub włączyć automatyczny import faktur z KSeF. - Zarządzanie sprzedażą i analiza danych
Aplikacje od BinSoft poza wystawianiem faktur pozwolą obsługiwać zamówienia, magazyn oraz przeprowadzać różnego rodzaju analizy. Funkcjonalności są uzależnione od wybranej przez Ciebie aplikacji i jej pakietu. - Automatyzacja procesów
Aplikacje od BinSoft powalają na automatyczne generowanie dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych, powiązanie faktur z zamówieniami, płatnościami czy kampaniami reklamowymi. Wszystko zależy od tego, jaki program wybierzesz i na jak bardzo zaawansowanym i rozbudowanym oprogramowaniu Tobie zależy. - Integracja z zewnętrznymi rozwiązaniami
Możliwość integracji m.in. ze sklepami internetowymi czy platformami sprzedażowymi znacznie usprawnia pracę i pozwala zaoszczędzić czas, a wszystkie firmowe dane masz w jednej zabezpieczonej bazie danych.
Wnioski
Krajowy System e-Faktur jest wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców i będzie wymagał od nas zweryfikowania dotychczasowego sposobu pracy. Najważniejsze to podejść do tego wyzwania mądrze i ze spokojem. Aplikacje od BinSoft już pozwalają na obsługę KSeF. Wersje desktopowe (instalowane na komputerze) trzeba zaktualizować, aby móc korzystać z obsługi KSeF. Wersje online aktualizowane są odgórnie i automatycznie. Nie czekaj do lipca 2024 ani do stycznia 2025. Przetestuj obsługę KSeF w swojej aplikacji do faktur i śpij spokojnie!