|
Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku. Na razie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale już 1 stycznia 2024 roku obsługa KSeF będzie obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. Warto wykorzystać okres przejściowy i przygotować się do wdrożenia KSeF w firmie, zwłaszcza, jeśli na co dzień pracujesz w oprogramowaniu przygotowanym dla Ciebie w ramach indywidualnego wdrożenia..
e-Faktura a faktura elektroniczna
KSeF zakłada oparcie polskiego obrotu gospodarczego na e-fakturach. E-faktura nie jest tym samym co faktura dziś rozumiana jak faktura elektroniczna.
E-faktura to ustrukturyzowany plik XML przygotowany zgodnie z wytycznymi ministerstwa finansów. Każda e-faktura wysłana do bazy KSeF poza numerem dokumentu posiada także swój indywidualny numer KSeF.
Faktura wysłana e-mailem jako elektroniczny obraz dokumentu lub w pliku PDF nie jest e-fakturą zgodą z wytycznymi KSeF.
KSeF – czym jest Krajowy System e-faktur?
Krajowy System e-Faktur jest centralną bazą Ministerstwa Finansów, w której e-Faktury są przechowywane i archiwizowane.
Zalety korzystania z KSeF
- Przedsiębiorca nie musi przechowywać swoich faktur
- Nadawca faktury nie musi troszczyć się o jej dostarczenie do klienta
- Faktura nie ulegnie zniszczeniu ani nie zgubi się
- Podatnik nie będzie musiał przesyłać plików JPK
Wydawać by się mogło, że KSeF zdejmie z barków przedsiębiorców znaczną część administracyjno-księgowego ciężaru… Dlaczego więc przedsiębiorcy na myśl o KSeF nie czują ulgi?
Kto ma dostęp do KSeF?
Wśród uprawnień użytkowników do KSeF wyróżnić można następujące rodzaje dostępów:- właścicielskie (pełne)
- do nadania uprawnień
- do wystawiania i/lub odbierania faktur
- do samofakturowania
- komornicze, dla organu egzekucyjnego, organów podatkowych.
Kto w firmie może wysyłać faktury do KSeF?
Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest, aby generowane przez Twoją firmę faktury były wysyłane do KSeF. Tak naprawdę dopiero dokument zwrócony przez KSeF z odpowiednim numerem KSeF uznany może być za fakturę. W założeniach ministerialnego systemu nie ma regulacji dotyczącej osób, które faktury do KSeF będą wysyłać. Możesz mieć jeden token autoryzacyjny na firmę i każdy pracownik uprawniony do wystawiania faktur będzie mógł je wysyłać do KSeF. Decyzja należy do Ciebie.
Jak wdrożyć obsługę KSeF w firmie?
Wdrożenie obsługi KSeF w firmie będzie przebiegało na kilku poziomach:
- technologiczno-systemowym
Konieczne będzie korzystanie z rozwiązań technologicznych, które umożliwią Tobie obsługę KSeF. Być może staniesz przed koniecznością zmiany oprogramowania od obsługi sprzedaży i wdrożeniem nowego systemu w firmie.
- proceduralno-organizacyjnym
Wdrożenie obsługi KSeF to nie tylko niezbędne narzędzia – systemy informatyczne i aplikacje. To przede wszystkim audyt procesu sprzedażowego w firmie i wprowadzenie w nim ewentualnych zmian. Jakich? Chociażby związanych z przekazywaniem klientowi faktury. W obrocie gospodarczym pozostaną jedynie e-faktury. Oznacza to, że wystawiony dokument najpierw należy przesłać do KSeF i czekać na nadanie mu numeru KSeF. Twój klient będzie mógł pobrać swoją fakturę kosztową z bazy KSeF. Czy będziesz chciał dodatkowo przesłać mu fakturę, sam jej numer KSeF lub jej elektroniczny obraz? W jaki sposób będziesz współpracować z Twoimi dostawcami? Co będzie podstawą realizacji zamówień, dostaw?
Jeśli korzystasz z programów SaaS lub rozwiązań pudełkowych
Jeśli Twój program do obsługi sprzedaży, sprzedażowo-magazynowy, produkcyjno-sprzedażowy itp. ma wdrożoną obsługę KSeF, nie musisz się niczym martwić. Wystarczy skorzystać z gotowego rozwiązania. Większość producentów programów do faktur i programów dla firm sprzedających rozwiązania SaaS lub pudełkowe rozbudowuje ją o obsługę KSeF. Warto upewnić się u swojego dostawcy oprogramowania, czy wdrożenie obsługi KSeF w aplikacji jest planowane i na kiedy. Możesz też wykorzystać czas, jaki pozostał do wdrożenia obligatoryjnej obsługi KSeF, i przetestować dostępne na rynku aplikacje, które obsługę KSeF już zaimplementowały – mpFirma, mpFaktura, abcFaktury, aleFaktury to przykłady aplikacji już gotowych na obsługę KSeF.
Korzystasz z oprogramowania przygotowanego w ramach indywidualnego wdrożenia dla Twojej firmy
Natomiast sprawa ma się inaczej, jeśli korzystasz z oprogramowania napisanego przez software house specjalnie dla Ciebie. W przypadku takich indywidualnych wdrożeń dodatkowe funkcjonalności na poziomie obsługi KSeF najczęściej traktowane są jako nowy projekt. Wycena wiąże się z przygotowaniem odpowiednich narzędzi i ich ewentualnym utrzymaniem oraz aktualizowaniem chociażby w związku z dostosowywaniem ich do zmian w polskim prawie i nowych wytycznych ministerstwa. Takie zlecenie może być kosztowne, zwłaszcza w czasach inflacji galopującej szybciej niż sanie Świętego Mikołaja w wigilijną noc. Godzina pracy programisty to dziś koszt od 500 zł netto. Poza tym nie masz gwarancji, czy agencja IT, z którą pracowałeś podczas wdrażania oprogramowania, podejmie się rozbudowy go o obsługę KSeF… Można próbować zlecić rozbudowę systemu innej firmie, ale ... Po pierwsze Ty otrzymałeś oprogramowanie, a nie kod źródłowy do oprogramowania… A nawet jeśli masz dostęp do kodu źródłowego, mało która firma podejmie się pracy na zewnętrznym kodzie.
Bramka KSeF
W takich przypadkach dobrze jest postawić na rozwiązanie zewnętrzne, niezależne od Twojej firmowej aplikacji - rozwiązanie w rodzaju Bramki KSeF. Dzięki takiej aplikacji Ty będziesz generował fakturę w swoim oprogramowaniu, a później przenosił ją do Bramki KSeF, np. przeciągając plik z fakturą do uruchomionego w przeglądarce programu. Program natomiast przekonwertuje plik z Twojego rozwiązania na XML zgodny ze schemą wskazaną przez Ministerstwo Finansów i da Tobie możliwość wysłania go do bazy KSeF.
Skorzystanie z bramki będzie po pierwsze wygodne, po drugie – bezpieczne. Łatwo i szybko załadujesz faktury do integratora KSeF i wyślesz do ministerialnej bazy danych. Dokumenty potwierdzone z numerem KSeF z bramki będziesz mógł zaimportować do swojego firmowego rozwiązania.
Koszty wdrożenia bramki KSeF w Twojej firmie są nieporównywalnie niższe niż napisanie i wdrożenie nowego systemu ERP, który poza realizacją dotychczas obsługiwanych w firmie procesów, pozwoli także na obsługę KSeF. BinSoft wdrożył już obsługę KSeF w świadczonych przez siebie usługach oraz stworzył narzędzie - Integrator KSeF i wdrożył je u wielu użytkowników indywidualnych systemów do zarządzania firmą. Jesteśmy na bieżąco z wytycznymi ministerstwa, aby nasi klienci mieli dostęp do funkcjonalnych i aktualnych narzędzi. Nie musisz odkrywać świata na nowo, możesz skorzystać z gotowego integratora KSeF od .
Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.