Nota korygująca a faktura korekta – czym naprawić błąd?

ącego biznes widok faktury jest zjawiskiem tak niezwykłym, jak niezwykłe jest w polskim domu przerabianie niedzielnego rosołu na poniedziałkową pomidorówkę. Mimo to, kiedy mamy do czynienia z błędami, czy to na fakturze, którą otrzymaliśmy, czy to takiej, którą to my wystawiliśmy kontrahentowi, atmosfera się zagęszcza. Ciemne chmury rozgoni nota korygująca lub faktura korekta. Obie wystawicie w oprogramowaniu marki BinSoft. Którą, kiedy, jak i komu? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziecie w kolejnych akapitach…

Nota korygująca – kto, komu i kiedy?

Wyobraź sobie Tomasza – biznesowe skrzyżowanie Rozbójnika Rumcajsa z Papą Smerfem w stylizacji a’ la Don Vito Corleone. Tomasz posiada dużą firmę zajmującą się produkcją i dystrybucją obuwia damskiego. Jego kariera, mimo że branżowo może kojarzyć się z profesją Ala Bundiego, otoczona jest dużo większym splendorem.

Chociaż pracownicy administracyjni Tomasza to świetni specjaliści, nieobce jest im zwalczanie pomyłek. Zdarza się, że nabywcy ich produktów wystawiają im noty korygujące.

Uwaga: notę korygującą wystawia nabywca sprzedawcy!

Odwołując się do naszego przykładu, klient Tomasza – Tomaszowi. Kiedy? Jeśli firma Tomasza (Kryształowe pantofelki – w naszych butach jesteś księżniczką nawet po północy!) przekaże swojemu kontrahentowi fakturę zawierającą określonego typu błędy formalne, np. w zakresie:

• daty wystawienia faktury
• numeru faktury
• nazwy firmy
• imion i nazwisk podatnika i nabywcy
• numerów NIP sprzedawcy i nabywcy
• adresów podatnika i nabywcy, wystawcy faktury
• daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
• daty otrzymania zapłaty
• terminu płatności
• sposobu płatności

Co istotne, jeśli poprawy wymagają wszystkie dane podmiotu, defacto na dokumencie powinien figurować zupełnie inny podmiot, wówczas nie wystawiamy noty korygującej, a fakturę korektę. I o tym należy pamiętać.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Tomasz korzysta, co oczywiste, z oprogramowania mpFirma. Dzięki temu ma możliwość edycji szablonu noty korygującej, podobnie jak szablonu każdego innego dokumentu. Fantazja, fantazją, ale nie zapominajmy, że kształt i zakres, jakiego dotyczy nota korygująca, określa art., 106k. Ustawy o podatku od towarów i usług… I nie radziłabym w tym zakresie podążać ścieżką wyznaczaną przez modne nie tylko wśród młodzieży hasło „Break the rules!” Jeśli chcesz zapoznać się z oryginalnym brzmieniem artykułu, zajrzyj tutaj. Zgodnie z nim nota korygująca powinna zawierać:

• zapis „Nota korygująca”
• numer noty
• datę wystawienia noty
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy
• adresy jw.
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy
• zapis, jakiego dokumentu dotyczy nota (numer, data wystawienia)
• treść korygowaną i treść właściwą

Jak wystawić notę korygującą?

Jeśli posiadasz oprogramowanie BinSoft (abcFaktury, mpFaktura, mpFirma) z powodzeniem wystawisz notę korygującą swojemu kontrahentowi. Aby to zrobić, postępuj według niniejszej instrukcji:

1. Przechodzimy do sekcji „Noty” w module „Sprzedaż i zakup”.
2. Klikamy „Wystaw notę”.
3. Wybieramy właściwy rodzaj noty – nota korygująca.
4. Klikamy przycisk „Powiąż z fakturą” i w nowo otwartym oknie wskazujemy odpowiedni dokument zakupowy.
5. Wówczas pola „Numer faktury” oraz „Z dnia” uzupełnią się automatycznie, podobnie jak dane odbiorcy. W danych wystawcy automatycznie podstawią się dane Twojej firmy.
6. Uzupełniamy pola „Treść korygowana” i „Treść właściwa”.
7. Możemy uzupełnić także inne pola – według Twoich potrzeb.
8. Na koniec zmieniamy status dokumentu na „Zatwierdzony” (znaki zapytania rozpoczynające jego numer znikają) i gotowe.

Taką notę możesz przekazać kontrahentowi. Jeśli skonfigurowałeś skrzynkę pocztową z programem, dokument możesz wysłać wprost z programu. Tutaj sprawdzisz, jak ustawić skrzynkę pocztową w Twoim oprogramowaniu marki BinSoft.

Akceptacja noty korygującej

W przypadku noty korygującej wymagana jest akceptacja wystawcy faktury. Jeśli nota została wysłana mejlowo, wystarczy, kiedy jej odbiorca odeśle nadawcy informację potwierdzającą, że faktura zawierała błędy wymienione w nocie. Sprzedawca dzięki temu będzie mógł nanieść niezbędne poprawki w swojej bazie danych.

Faktura korygująca – kto, komu i kiedy?

Z racji prowadzenia swojego biznesu Tomasz obraca się nie tylko wśród pięknych kobiet i modnego obuwia, lecz także wśród faktur korygujących. O ile w przypadku not korygujących Tomasz jest ich odbiorcą, o tyle w przypadku faktur korygujących to on jest ich nadawcą. Dlaczego? Z prostego powodu:

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca.

Robi to w sytuacji, kiedy po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu
• udzielono opustów i obniżek cen
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

Tak samo jak w przypadku noty korygującej, tak i w przypadku faktury korygującej ustawa określa obowiązkowe elementy, które powinien zawierać tenże dokument. Należą do nich:

• zapis „Faktura korygująca” lub „Korekta”
• kolejny numer i data wystawienia korekty
• dane z faktury, której dotyczy korekta
• niezbędne elementy faktury (art.106e ww. ustawy), takie jak, np. data wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwa podatnika itp.
• usługa lub towar, których dotyczy korekta
• przyczyna korekty
• jeśli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku, powinna zawierać (cyt. za ustawą art. 106j, pkt 2 ust. 5): „odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej”; natomiast jeśli korekta dotyczy innego niż opisany w niniejszym podpunkcie zakresu, należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji
• jeśli mamy do czynienia z sytuacją, kiedy „podatnik udziela opustu lub obniżki ceny wszystkich towarów bądź usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie”

Wszystkie prawne aspekty faktury korygującej określa art. 106j. ww. ustawy.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Jeśli posiadasz oprogramowanie BinSoft (abcFaktury, mpFaktura, mpFirma) z powodzeniem wystawisz fakturę korygującą swojemu kontrahentowi. Aby to zrobić, postępuj według niniejszej instrukcji:

1. Przechodzimy do sekcji „Sprzedaż” w module „Sprzedaż i zakup”.
2. Na liście dokumentów odnajdujemy fakturę, do której chcemy wystawić korektę.
3. Dwuklikiem otwieramy okno generowania danego dokumentu.
4. Wybieramy przycisk „Wystaw korektę”.
5. Do nowego okna generowania dokumentu korekty zostały przeniesione wszystkie dane z faktury, której korekta dotyczy.
6. Pozycje na fakturze korekcie poprawiamy tak, aby nie było tam żadnych błędów. Faktura korekta ma odzwierciedlać stan poprawny.
7. Uzupełniamy pole „Podstawa korekty”. Możemy wybrać jedną z proponowanych wartości lub wpisać podstawę korekty ręcznie.
8. Możesz uzupełnić także inne pola – według Twoich potrzeb.
9. Na koniec zmieniasz status dokumentu na „Zatwierdzony” (znaki zapytania rozpoczynające jego numer znikają) i gotowe.

Być może nie przemawiają do Ciebie instrukcje pisane. Preferujących obrazy zapraszam na filmik instruktażowy pokazujący, jak wystawić korektę w oprogramowaniu marki BinSoft.

Gotową korektę możesz przekazać kontrahentowi. Jeśli skonfigurowałeś skrzynkę pocztową z programem, dokument możesz wysłać wprost z programu. Tutaj sprawdzisz, jak ustawić skrzynkę pocztową.

Akceptacja faktury korygującej

W przypadku wystawienia faktury korygującej konieczne jest potwierdzenie jej otrzymania. Co do tego nie ma wątpliwości. Natomiast forma tego potwierdzenia może być następująca:

• wiadomość e-mail
• fax
• forma pisemna
• potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata

Popełnianie błędów może być stresujące. To zrozumiałe. Najważniejsze jednak, żeby je w porę wychwycić i umieć poprawić. Jak mawiał Goethe – „Błędy człowieka czynią go sympatycznym”, a przecież nikt z nas nie chce uchodzić, za niemiłego, prawda?