Generuj faktury cykliczne w Twoim oprogramowaniu MP/ABC

Lubisz ten moment, kiedy jeszcze w piżamie pijesz pierwszą tego dnia kawę? Reszta domowników śpi, więc nie zapalasz światła, żeby nie kusić losu… Masz tę jedną jedyną chwilę dla siebie, zanim wkroczysz na „trzydzieste piętro w biurowcu szklanych drzwi”. Próbujesz zebrać myśli i nagle Twój telefon zaczyna wariować, a puls bije w rytm dźwięku wyskakujących przypomnień. Zerkasz na kalendarz – notatki zlewają się w jedno… A gdyby tak nie musieć o tym wszystkim pamiętać i wyeliminować powtarzalne czynności? Prowadzisz biznes w oparciu o rozwiązania BinSoft? Fantastycznie! Czytaj dalej i dowiedz się, jak zyskać dodatkowy czas, dzięki funkcjonalności faktur cyklicznych.

Faktury cykliczne – sprzedażowy standard BinSoft

Czy każdego miesiąca przeżywasz swojego rodzaju administracyjne déjà vu, kiedy musisz siąść przed komputerem i wystawić takie same jak miesiąc temu o tej porze faktury? Ten sam kontrahent, te same produkty (usługi), ta sama kwota… Odwlekasz ten moment niczym Samara Morgan wizytę u fryzjera, bo akurat zatelefonował klient, przyszło zamówienie, trzeba pomyśleć o reklamie… Jeśli świadczysz usługi abonamentowe, dobrze wiesz, o czy mówię. Czy zastanawiałeś się, jak możesz zautomatyzować obieg dokumentów swojej firmy? Każde rozwiązanie marki BinSoft, które zawiera moduł „Sprzedaż i zakup”, a co za tym idzie pozwala na wystawianie faktur (mpFirma, mpFaktura, abcFaktury, mpGabinet Lekarski), umożliwi Ci generowanie faktur cyklicznych. Jest to jedno z podstawowych narzędzi w programie, a więc nabywasz je wraz ze standardową licencją. To istotna z punktu widzenia kosztów oprogramowania informacja, gdyż wiele rozwiązań traktuje ją jako dodatkowy moduł możliwy do dokupienia.

Szablon faktur cyklicznych – automatyzacja obiegu dokumentów

Aby przygotować szablon faktury, która będzie automatycznie generowała się w Twoim oprogramowaniu marki BinSoft, należy przejść do modułu „Sprzedaż i Zakup, a następnie do widoku „Szablony”. Przycisk „Wystaw dokument” przeniesie Ciebie do okna wprowadzania szablonu dokumentu faktury sprzedażowej. Okno to jest bardzo podobne do okna, w którym zwykle generujesz faktury w oprogramowaniu MP/ABC z kilkoma drobnymi różnicami:

  • w polu numer dokumentu jest zapis: #AUTO# – właściwy numer podstawi się, kiedy wystawiona zostanie faktura
  • zakładka „Cykle” – to ona zasadniczo wyróżnia okno szablonu faktury cyklicznej od okna wystawiania innych faktur. W zakładce tej należy określić odpowiednio:
    • datę najbliższego wystawienia
    • częstotliwość cyklu
    • ilość cyklów
    • kategorię kontrahentów.
Jeśli stworzysz odpowiednią kategorię i przypiszesz do niej kontrahentów, którym chcesz wystawiać faktury cykliczne, będziesz mógł wskazać ją w ww. polu. Dzięki temu automatycznie wystawione zostaną dokumenty cykliczne dla całej grupy klientów jednocześnie… Witaj w XXI wieku! Dodając pozycje (usługi bądź produkty) na dokument faktury cyklicznej możesz posłużyć się symbolami oznaczającymi kolejno:
  • #d# – dzień
  • #m# – miesiąc
  • #mmm# – pełną słowną nazwę miesiąca
  • #y# – rok.
Jeśli chcesz, aby na fakturze pojawiała się pozycja: „Wynajem pokoju listopad 2018”, powinieneś w jej nazwie wpisać: Wynajem pokoju #mmm# #y#. Zwróć uwagę, że między znacznikami kolejnych parametrów są spacje!

Parametry takie jak, np. produkty, sposób rozliczenia, termin i sposób płatności ustawiasz tylko raz. Oczywiście w razie potrzeby będziesz mógł je zmienić (dla całego cyklu – przywracając status szablonu faktury cyklicznej „w trakcie edycji”) bądź dla jednego konkretnego dokumentu…ale o tym za chwilę.

Faktura cykliczna wprowadzona do programu w wyżej opisany sposób zostanie automatycznie wygenerowana według dat, jakie ustawiłeś w zakładce „Cykl”. Natomiast w tej samej zakładce znajdziesz także przycisk: „Generuj teraz”. Naciśnięcie go spowoduje wystawienie faktur cyklicznych (po wcześniejszym potwierdzeniu zgodny na to działanie w odpowiednim komunikacie). Ręcznie spowodujesz wygenerowanie tychże dokumentów, także zaznaczając je na liście, na następnie klikając prawy przycisk myszy i wybierając: „Operacje”, „Generuj teraz”.

Wygenerowana faktura cykliczna wpadnie do widoku dokumentów sprzedażowych ze statusem „W trakcie edycji”. Jeśli chcesz, możesz otworzyć każdą z tych faktur, sprawdzić i zmienić jej status na „Zatwierdzony”. Natomiast nie musisz tego robić. Jeśli masz pewność siebie, jakiej nie powstydziłby się Gregory House, zaznacz odpowiednie dokumenty na liście, i naciśnij prawy przycisk myszy, a następnie z menu wybierz „Hurtowa modyfikacja”. Z poziomu nowo otwartego okna możesz, np. zmienić status tych dokumentów, ale też datę sprzedaży, termin czy formę płatności oraz inne. Więcej smaczków na temat funkcjonalności, które ma Twój program, a z których istnienia nie zdajesz sobie sprawy, znajdziesz na naszym Facebooku w cyklu „Czy wiesz, że…”

Aby dodatkowo usprawnić swoje działania, możesz ustawić regułę, zgodnie z którą po zamianie statusu faktury na „Zatwierdzony”, dokument zostanie wysłany do kontrahenta mejlem bezpośrednio z programu. Skrzynkę pocztową ustawisz w programie wchodząc w menu: „Poczta”, „Ustawienia skrzynek pocztowych”, a następnie wybierając – „Dodaj skrzynkę”. W nowo otwartym oknie będziesz musiał wprowadzić niezbędne dane”. Następnie musisz ustawić odpowiednią regułę: menu „Zarządzanie”, „Zarządzanie regułami”, „Dodaj regułę”.

Jeśli potrzebujesz wsparcia, obejrzyj nasze filmiki:

Jeśli instrukcje video to mało, skontaktuj się z nami.

bsxEdi – jeszcze więcej automatyzacji

Pamiętaj, że faktury cykliczne to tylko jeden z elementów automatyzacji obiegu dokumentów, który będzie dla Ciebie niczym szklanka zimnej wody po runmageddonie. Jesienią, kiedy Ty rozkoszowałeś się widokiem złotobordowych liści, my wprowadzaliśmy bsxEDI – system elektronicznej wymiany, danych, pozwalających na wymienne między firmami takich dokumentów jak:

  • Faktury sprzedaży
  • Zamówienia wychodzące
  • Oferty wychodzące.

Największy plus bsxEDI? Wystarczy, że pracujesz w mpFirma, mpFaktura lub abcFaktury i założysz sobie odpowiednie konto w systemie weryfikowane przez BinSoft. Dalej jest już jak w bajce:

Wystawiasz fakturę w programie mpFirma, mpFaktura lub abcFaktury. Za pomocą bsxEDI przesyłasz ją do swojego kontrahenta. Ten dostaje informację, że otrzymał Twój dokument i widzi jego miniaturkę. Jeśli zdecyduje się go pobrać, dokument wpadnie wprost do oprogramowania mpFirma, mpFaktura lub abcFaktury do odpowiedniego modułu i widoku, np. – wysłana przez Ciebie faktura sprzedaży znajdzie się w fakturach zakupu Twojego kontrahenta. Istotne jest to, że dokumenty wysłane przez bsxEDI wpływają do mpFirma, mpFaktura lub abcFaktury jako niezatwierdzone. Dopiero Ty możesz nadać otrzymanym fakturom, zamówieniom i ofertom status „zatwierdzony”.

Więcej na temat bsxEdi.

Na zakończenie

Szukając rozwiązania biznesowego dla swojej firmy, myśl o swoich potrzebach i sprawdzaj, czy program, którym się zainteresowałeś, będzie dla Ciebie realnym wsparciem. Zweryfikuj, jakie narzędzia i funkcjonalności kupujesz, a jakie ewentualnie mógłbyś nabyć dodatkowo. Dowiedz się, jaka będzie lokalizacja bazy danych oprogramowania oraz jak wygląda kwestia importu i eksportu danych oraz czy oprogramowanie to posiada funkcje umożliwiające Ci automatyzację obiegu dokumentów. Jeśli jeszcze nie masz swojego programu lub zastanawiasz się nad zmianą rozwiązania – przetestuj pozycje z oferty BinSoft! Test jest darmowy i trwa 30 dni.

  • Paulina Chmielewska
  • 10/12/2018
Szanowny Użytkowniku :-)
W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (znanym też jako „RODO”) chcielibyśmy Cię poinformować,
w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe pozostawiane przez Ciebie podczas korzystania z serwisu BinSoft.
Zamykając ten komunikat, poprzez kliknięcie przycisku Akceptuję, wyrażasz zgodę na przetwarzanie tych danych, jak również na przyjmowanie na swoim urządzeniu tzw. plików cookies,
zarówno przez nas, tj. BinSoft Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Szczytnie, jak i przez naszych Zaufanych Partnerów - w celach marketingowych, włączając w to analizowanie i profilowanie.
Dokładne informacje na ten temat znajdziesz w naszej Polityce prywatności. Zachęcamy, zapoznaj się znią!

Akceptuję Nie akceptuję