Elektroniczna książka korespondencji sprosta wymogom RODO

Minęły czasy, kiedy sekretariat (szczególnie ten w instytucji publicznej) kojarzył się z palącą papierosa, popijającą kawę, niemiłą Panią z natapirowaną fryzurą a’la Barbara Wolańska. Kto pracował w sekretariacie, ten wie, że nie jest to zajęcie z gatunku niewymagających.

Pracownicy sekretariatów często wykazują się umiejętnością załatwiania cudów od ręki, opanowywaniem chaosu na zawołanie, a dobrze działający sekretariat to podstawa sprawnego funkcjonowania każdej jednostki – bez względu na jej charakter i rozmiar.

Razem z parzoną po turecku kawą i przyzwoleniem na palenie papierosów w biurach do strefy wspomnień odeszły karteczki do notowania i papierowe książki korespondencji. Dziś sekretariat potrzebuje oprogramowania, które będzie równie elastyczne i wielozdaniowe jak jego pracownicy, dlaczego?

Oprogramowanie do obsługi sekretariatu

Na rynku jest coraz więcej narzędzi wspierających pracę sekretariatu. Wiele z nich ma mnóstwo funkcjonalności. Warto zastanowić się, z czego naprawdę będziesz korzystać na co dzień.

Baza kontrahentów

Baza kontrahentów nie powinna ograniczać się do zbioru danych adresowych i kontaktowych. Zwróć uwagę, czy Twój program pozwala:

  • w łatwy sposób oznaczać zgody zw. z RODO, które wyrazi kontrahent, np. zgoda na przesyłanie newslettera;
  • notować uwagi wyświetlające się każdorazowo podczas wybierania kontrahenta z bazy, np. Klient preferuje kontakt telefoniczny. Nie odpisuje na mejle;
  • dzielić kontrahentów na grupy, kategorie lub w inny, wygodny sposób, aby później móc działać od razu na całym zbiorze, np. Wysyłać mejle z informacją o nowej promocji hurtowo do odpowiedniej grupy kontaktów;
  • przypisywać kontrahentowi indywidualne konta bankowe, np. jeśli handlujesz usługami abonamentowymi.

Elektroniczne książka korespondencji

Korespondencja powinna być podzielona na zewnętrzną oraz wewnętrzną, a także wewnątrz każdego z tych podziałów na przychodzącą i wychodzącą.

Nieograniczony miejscem i czytelny wpis

Elektroniczna książka korespondencji pozwala na notowanie informacji dot. danej przesyłki. W przeciwieństwie do jej tradycyjnego odpowiednika, nie jest ograniczona miejscem na zapiski i pozwala modyfikować wpis, który zachowuje historię zmian i (w przeciwieństwie do zapisu w zeszycie) dalej jest czytelny.

Dekretacja

Właściwe zarządzanie obiegiem korespondencji przychodzącej jest jednym z ważniejszych zadań sekretariatu. Im większą firmę obsługuje sekretariat, tym bardziej złożona jest dekretacja. Elektroniczna książka korespondencji znacznie usprawnia obsługę obiegu dokumentacji w firmie. Pozwala szybko zanotować i odnaleźć odpowiednie informacje, a także z łatwością prześledzić drogę, jaką przebył dokument.

Załączniki

Wyższość elektronicznej książki korespondencji nad tradycyjną wynika także z możliwości dodawania załączników, np. w formie PDF do wpisu.

Łatwość wyszukiwania danych

Inteligentna wyszukiwarka

Ważne, aby jak najłatwiej wyszukać potrzeby wpis. Ideałem byłoby, gdyby widok wszystkich rekordów (pojedynczych spisów) był wyposażony w inteligentną wyszukiwarkę, która zacznie przeszukiwać bazę danych już po wpisaniu przez nas pewnej frazy lub jej fragmentu, np. kawałka nazwy firmy, od której przesyłkę chcemy odnaleźć. W tradycyjnej książce korespondencji bardzo łatwo dodasz nowy wpis... Konia z rzędem temu, kto równie ławto i szybko znajdzie w niej potrzebne informacje!

Filtry

Odpowiednie filtry są nieocenione, jeśli chcemy wyszukać rekordy z konkretną datą, nieodpowiedziane, wysłane priorytetem itp. Potrzebne dane możemy zapisać jako tabelę i analizować.

Tworzenie kategorii

Możliwość tworzenia kategorii i drzew kategorii oraz przypisywania do nich rekordów dodatkowo uporządkuje Twoją książkę nadawczą.

Drukowanie książki nadawczej

Zanim zakupisz oprogramowanie do prowadzenia sekretariatu, warto sprawdzić, czy będziesz miał możliwość wydruku książki nadawczej. Dodatkowym plusem będzie nawet podstawowy edytor wydruku takiego dokumentu.

Ochrona danych osobowych

Papierowa książka korespondencji leżąca w szufladzie powinna być takim samym wspomnieniem jak dźwięk maszyny do pisania. Dlaczego? Po pierwsze dane w formie elektronicznej łatwiej chronić. W zależność od Twoich potrzeb, możesz wybrać, w jakiej bazie danych będziesz je przechowywać.

Lokalna baza danych

W przypadku lokalnej bazy danych dane przechowywane są tylko i wyłącznie na dysku Twojego komputera, co oznacza, że żaden zewnętrzny podmiot nie ma do nich dostępu. Wśród takich baz prym wiedzie SQLite. Najlepiej sprawdzi się w przypadku małych, prowadzonych przez jedną osobę sekretariatów. Jest bowiem wydajna i szybka, ale nie obsługuje współdzielenia (więc nie pozwoli na jednoczesną pracę kilku użytkowników) oraz nie sprawdzi się w przypadku firm, które potrzebują naprawdę dużo przestrzeni dla swoich danych.

Zdalna baza danych

Jeśli sekretariat tworzy zespół specjalistów, wówczas baza danych powinna być zdalna – na serwerze wewnątrz firmy lub w chmurze. Kryterium dostępności przemawia na korzyść chmury. Jedynym warunkiem jest wówczas dostęp do Internetu. Baza danych sprawdzi się idealnie, jeśli myślisz o zatrudnieniu zdalnej asystentki, obsłudze kilku działów lub delegowaniu części zadań poza firmę.

Baza danych w chmurze jest bezpieczna? Jak wybrać hosting?

Pamiętaj, aby dokładnie rozważyć dostawcę hostingu. Nie wiesz, czym się kierować? Ważne, aby połączenia do bazy danych były szyfrowane. Pozbawi Cię to ograniczeń i będziesz mógł bezpiecznie pracować nawet, korzystając z sieci dostępnej w kawiarni czy w hotelu. Dużym plusem jest także możliwość szyfrowania załączników. Dopytaj, czy każdy z plików, które będziesz wysyłać do chmury, ma zabezpieczenie właściwym algorytmem i gdzie będzie przechowywany klucz szyfrowania. Być może brzmi to dla Ciebie równie egzotycznie jak szakszuka… Fakt jest taki, że Twoje pliki powinny być bezpieczne nawet w przypadku uzyskania przez kogoś nieautoryzowanego dostępu do nich. Dopytaj także o dostosowanie Twojej chmury do wymagań RODO. Proste i oczywiste, prawda? A szakszuka to zwyczajnie jajka gotowane w pomidorach.

Wielu użytkowników, różne uprawnienia

Są instytucje, np. małe firmy czy nieduże fundacje, w których sekretariat prowadzi jedna osoba. Wówczas wystarczy, aby do oprogramowania logował się tylko jeden użytkownik. Bywa jednak, że sekretariat tworzy kilkuosobowy zespół, w którym panuje różny podział obowiązków oraz nie każdy ma dostęp do tych samych danych.

Ograniczanie uprawnień

To bardzo ważna funkcja, szczególnie w dużych zespołach. Dzięki niej każdemu użytkownikowi będziesz mógł nadać uprawnienia do wykonywania określonych działań oraz dostęp do konkretnych widoków lub elementów widoków programu.

Podgląd modyfikacji danego rekordu

Jeśli w programie pracuje kilku użytkowników, bardzo ważne, abyśmy mogli w każdej chwili i w łatwy sposób zweryfikować, kto i w jakim zakresie zmodyfikował dany rekord. Istotny jest dostęp nie tylko do informacji o ostatniej zmianie, lecz także do całej historii zmian.

Książka korespondencji i więcej

Praca w sekretariacie nie wiąże się jedynie z notowaniem informacji o przychodzącej i wychodzącej korespondencji. Często to właśnie sekretariat jest komórką odpowiadającą za kontakt z klientem, zarówno indywidualny, jak też masowy – w formie mailingu, SMS, kampanii telefonicznych itp., obsługę płatności, pieczę nad zamówieniami i ofertami, kontrolę projektów itp. Ważne, aby pracownicy sekretariatu mogli pracować w jednym narzędziu. Dlatego warto szukać czegoś więcej niż elektronicznego zeszytu do notowania korespondencji.

Narzędzia CRM

  • zarządzanie skrzynką pocztową
  • obsługa zadań wpadających do kalendarza z możliwością ustawienia przypomnień
  • obsługa kampanii (w tym m.in. SMS, e-mail)
  • obsługa projektów

Projekty, zlecenia i oferty

  • obsługa projektów
  • obsługa zleceń i ofert

Zamówienia

  • obsługa zamówień przychodzących i wychodzących

Obsługa płatności

  • dokumenty KP/KW
  • rozliczenia kontrahentów i potwierdzenia sald
  • raporty kasowe
  • kompensaty
  • rozliczanie sprzedaży i zakupów

Delegacje

  • obsługa delegacji

Rejestry

  • rejestr zawartych umów

Indywidualne wdrożenie

Bywa, że branża, w której pracujesz, lub styl pracy, jaki przyjąłeś, wymagają specyficznych rozwiązań. Już w czasie testów (nawet nie próbuj kupić oprogramowania bez wcześniejszego wypróbowania go!) sprawdź, czy dany program sprosta Twoim wymaganiom, a jeśli nie, dopytaj, czy jest możliwość dostosowania go do Twoich potrzeb i sprawdź warunki oraz cenę indywidualnego wdrożenia.

Sposób licencjonowania

Kolejną istotną kwestią, na którą powinieneś zwrócić uwagę, jest sposób licencjonowana oprogramowania. Bywa, że jest ono oferowane w abonamencie miesięcznym, rocznym lub możesz nabyć na nie licencję dożywotnią. Jeśli w Twoim sekretariacie pracuje kilku użytkowników, upewnij się, ile kosztuje licencja, która pozwoli na pracę im wszystkim oraz czy masz pole manewru w trakcie trwania licencji.

Pomoc techniczna – pozakupowe wsparcie

Upewnij się, jak wygląda kwestia wparcia technicznego ze strony dostawcy Twojego oprogramowania. Sprawdź, przez jaki czas od zakupu przysługuje Ci suport i co wchodzi w bezpłatną usługę pomocy, a za co musisz płacić dodatkowo. Warto dopytać także, jaki charakter ma taki suport, czyli w czym mogą Ci pomóc konsultanci. Lepiej od razu widzieć, co wchodzi w zakres bezpłatnej pomocy, co w szkolenie, a co w usługę Max, VIP, Premium – zależności od nomenklatury.

Wybierz rozwiązanie dla Twojego sekretariatu

Jak widzisz, wybór odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia sekretariatu nie jest prosty. Przed podjęciem ostatecznej decyzji musisz przetestować dane rozwiązanie, sprawdzając, czy jest wyposażone w niezbędne Ci narzędzia, upewnić się, jaką bazę danych będziesz mógł utworzyć w programie, sprawdzić warunki licencjonowania i suport techniczny, dostosowanie do RODO, a także ewentualną możliwość rozbudowy konkretnych funkcjonalności.

Jeśli lubisz nosić skórzane kurtki i kapelusze, a jakaś część Ciebie identyfikuje się z Henrym Waltonem Jonesem, możesz wyruszyć na poszukiwania idealnego programu do sekretariatu. Jeśli nie masz ducha poszukiwacza przygód, postaw na mpSekretariat i ciesz się sprawnie działającym sekretariatem.

  • Paulina Chmielewska
  • 18/06/2019
Szanowny Użytkowniku :-)
W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (znanym też jako „RODO”) chcielibyśmy Cię poinformować,
w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe pozostawiane przez Ciebie podczas korzystania z serwisu BinSoft.
Zamykając ten komunikat, poprzez kliknięcie przycisku Akceptuję, wyrażasz zgodę na przetwarzanie tych danych, jak również na przyjmowanie na swoim urządzeniu tzw. plików cookies,
zarówno przez nas, tj. BinSoft Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Szczytnie, jak i przez naszych Zaufanych Partnerów - w celach marketingowych, włączając w to analizowanie i profilowanie.
Dokładne informacje na ten temat znajdziesz w naszej Polityce prywatności. Zachęcamy, zapoznaj się znią!

Akceptuję Nie akceptuję