09 Gru |

Integracja z KSeF – najnowsze zmiany

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi ogromne emocje. Prace nad nim trwają, a to oznacza, że możemy spodziewać się jeszcze wielu zmian. Niemniej pora zacząć myśleć o integracji z KSeF i obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur. Planując integrację, weź pod uwagę najważniejsze fakty.

Dokumenty w obrocie gospodarczym a KSeF

Na początku obligatoryjnego wdrożenia KSeF w obrocie gospodarczym funkcjonować będą faktury ustrukturyzowane, papierowe i elektroniczne – w dzisiejszym rozumieniu faktur elektronicznych. Docelowo jedyną obowiązującą formą faktury będzie faktura ustrukturyzowana.

Faktura ustrukturyzowana.

Faktura ustrukturyzowana to dokument w pliku XML zgodnym ze wskazaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną i z nadanym indywidualnym numerem KSeF.

Czy od 1 stycznia 2024 obowiązywać będzie tylko faktura elektroniczna?

Nie. W dzień dzisiejszy 1 stycznia 2024 r. jest dniem, od którego obsługa KSeF ma być w Polsce obowiązkowa. Jednakże nie jest to data wyłączenia z obrotu gospodarczego faktur papierowych i faktur elektronicznych (w takiej formie jak dziś funkcjonują na rynku). Zgodnie z informacjami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów w początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form udokumentowania transakcji. Niestety, w tej chwili nie wiemy, jak długo będzie utrzymywał się taki stan rzeczy.

Pewne jest, że docelowo faktura papierowa i elektroniczna (wysyłana e-mailem jako załącznik PDF lub w formie linku do elektronicznego obrazu dokumentu) będą zastąpione przez faktury ustrukturyzowane – e-Faktury. Tylko e-Faktury będą fakturami w rozumieniu polskiego prawa.

Data wystawianie faktury a data przesłania faktury do KSeF

Aby faktura mogła zostać przyjęta przez KSeF, musi przyjąć formę ustrukturyzowanego pliku XML. Co ważne, w pliku tym są pola obowiązkowe, a wśród nich pole: P_1 (data wystawienia). Pole te musi być uzupełnione, aby system KSeF uznał nasz dokument za poprawny. Może budzić to pewne wątpliwości, ponieważ wprowadzenie KSeF zakłada, że fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę) uznaje się za wystawioną w dniu przyjęcia jej do KSeF. Jednakże podczas wystawiania faktury należy uzupełnić pole: data wystawienia.

Prawdopodobny jest scenariusz, w którym wystawiamy fakturę jednego dnia, a wysyłamy ją do KSeF innego, np. z powodu awarii systemu KSeF. Wówczas data umieszczona w polu: data wystawienia oraz data przesłania dokumentu do systemu są różne.

Należy podkreślić, że rozbieżność między datą wskazaną w polu P_1 a datą przesłania faktury do KSeF nie jest powodem odrzucenia dokumentu przez system.

Niedostępność KSeF a prowadzenie sprzedaży w firmie

Musimy liczyć się z tym, że KSeF jak każdy inny system teleinformatyczny może być dla nas niedostępny przez jakiś czas, np. z powodu awarii lub wprowadzania planowanych aktualizacji. Nie jest to jednak powodem, aby zatrzymać proces sprzedaży w firmie. Niezgodność daty z pola P_1 z datą przesłania faktury do KSeF nie jest powodem odrzucenia tego dokumentu przez system. Warto jednak podkreślić, że zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT:

  • Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

  • Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Integracja z KSeF

Zanim wyślemy fakturę do KSeF, musimy ją w jakiś sposób wystawić. Od czasu obowiązywania w Polsce wysyłki plików JPK, najczęściej faktury wystawia się w specjalnym oprogramowaniu – online (działającym w przeglądarce) lub instalowanym na komputerze. Upewnij się, że aplikacja, z której korzystasz w swojej firmie, przygotowała integrację z KSeF.

Oprogramowanie dostarczane przez BinSoft pozwoli Tobie wysyłać faktury ustrukturyzowane do KSeF już dziś. Nawet, jeśli nie chcesz pracować w KSeF przed wdrożeniem obowiązku obsługi ministerialnego systemu, warto, abyś skorzystał z udostępnionej możliwości testowania integracji z KSeF, chociażby o to, aby sprawdzić, w jaki sposób uwierzytelnić siebie (swoją firmę) w systemie.

Aby Twoja firma mogła odnosić sukcesy

musisz wyposażyć ją w odpowiednie narzędzia