Kroki i działania, jakie powinien podjąć przedsiębiorca, żeby przygotować się do KSeF

Przygotowanie do KSeF to nie rewolucja, a raczej ewolucja sposobu fakturowania. Kluczowe kroki to: analiza obecnych procesów, wybór odpowiedniego oprogramowania, sprawdzenie uprawnień i przeszkolenie pracowników. Dzięki temu w momencie obowiązkowego wdrożenia przedsiębiorca będzie działał płynnie i bez zbędnego stresu. Jeśli chcesz być w tym szczęśliwym gronie, zapraszamy do lektury :)

1. KSeF - Co to znaczy?

KSeF to ogólnopolska platforma do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Mówiąc prościej: zamiast wysyłać fakturę w PDF czy na papierze, przedsiębiorca przesyła ją do systemu Ministerstwa Finansów, a odbiorca ją stamtąd pobiera.

Korzyści? Automatyzacja, brak konieczności przechowywania faktur u siebie, szybsze rozliczenia.

Wyzwania? Zmiana dotychczasowych przyzwyczajeń i wdrożenie odpowiednich narzędzi.

Uwaga! Często mówimy o e-fakturze, mając na myśli PDF wysłany w e-mailu albo link do faktury w wiadomości. Tymczasem to nie jest e-faktura w rozumieniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Taki PDF to po prostu elektroniczna wersja tradycyjnej faktury – wygodna, ale bez wymaganej struktury i poza systemem KSeF. Prawdziwa e-faktura to dokument wystawiony i przechowywany w KSeF, który otrzymuje swój unikalny numer i zawsze funkcjonuje w ramach tego systemu.

2. Przeanalizuj, jak dziś wystawiasz faktury

Zanim ruszysz w stronę KSeF, przyjrzyj się aktualnym procesom w Twojej firmie. Pierwszym, milowym krokiem będzie analiza obecnego procesu fakturowania:

• czy korzystasz z prostego programu do faktur, czy z rozbudowanego systemu ERP,
• kto w firmie odpowiada za wystawianie dokumentów,
• jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i archiwizowane,
• jakie specyficzne dane zawierasz na fakturach,
• czy poza fakturą przekazujesz kontrahentom inne dokumenty, np. załączniki,
• czy będziesz współpracował z klientami zagranicznymi,
• jak faktury trafiają do klientów (e-mail, papier).

Taka diagnoza to mapa drogowa - pokaże, jak dużo zmian czeka Cię przy wdrożeniu KSeF.

3. Wybierz oprogramowanie gotowe na KSeF

Nie każdy program do fakturowania jest gotowy na KSeF. Dlatego już teraz sprawdź, czy jego dostawca zapewnia integrację z systemem. Jeśli nie – to znak, że pora na zmianę.

Nowoczesne oprogramowanie do KSeF powinno:

• umożliwiać wystawianie faktur ustrukturyzowanych (XML zgodny z wytycznymi MF),
• automatycznie wysyłać je do KSeF,
• pokazywać status dokumentu i umożliwiać pobranie UPO,
• być proste i intuicyjne w obsłudze.

Jeśli wciąż szukasz takiego oprogramowania, jesteś w dobrym miejscu! Wszystkie aplikacje od BinSoft - zarówno desktopowe, jak i przeglądarkowe, są gotowe na KSeF. Prowadzisz jednoosobową, niewielką działalność gospodarczą - wybierz abcFaktury. Szukasz czegoś bardziej rozbudowanego? Koniecznie sprawdź, jak działa mpFirma. A może masz już rozbudowany system ERP, ale bez możliwości wysyłki faktur do KSeF? Zobacz, jak działa nasza Bramka KSeF lub przeglądarkowe aplikacja Integracja KSeF.

4. Przygotuj pracowników

Masz zespół? To on będzie korzystać z KSeF na co dzień. Dlatego warto go przeszkolić - najlepiej na spokojnie, zanim system stanie się obowiązkowy. Wystarczy podstawowa wiedza w zakresie:

• jak wystawić fakturę w nowym systemie,
• jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF,
• jak sprawdzić, czy faktura została poprawnie zarejestrowana.

Szukasz dodatkowego wsparcia? Regularnie zaglądaj na stronę internetową swojego urzędu skarbowego, aby dowiadywać się o cyklicznych szkoleniach organizowanych przez MF z zakresu KSeF. Im szybciej pracownicy nauczą się nowych procedur, tym spokojniejsza będzie nadchodząca jesień :)

5. Zadbaj o uprawnienia i podpisy

Bez właściwych uprawnień ani rusz. Warto sprawdzić już teraz, jaką ścieżkę pokonuje faktura sprzedażowa i zakupowa do momentu jej zaksięgowania i zapłaty. Kto akceptuje i sprawdza poprawność faktur zakupowych, a kto finalnie uwzględnia je w podatku naliczonym w zakresie VAT i w kosztach w podatku dochodowym. I wreszcie, kto w firmie ma możliwość logowania się do systemu i wystawiania faktur, a komu trzeba takie prawa nadać.

Nadając uprawnienia swoim pracownikom pamiętaj, żeby:

• dopasować uprawnienia do kompetencji i odpowiedzialności pracowników,
• sprawdzić, czy są inne osoby, które powinny mieć dostęp do wystawianych i otrzymywanych faktur, np. dział reklamacji/zamówień,
• uwzględnić potencjalne nieobecności i urlopy pracowników.

Zarządzasz spółką? Koniecznie przeczytaj, jak w tym przypadku wygląda procedura uwierzytelnienia w KSeF. Wszystkie informacje znajdziesz w artykule tutaj.

6. Testuj system, zanim ruszysz na poważnie

KSeF ma środowisko testowe i naprawdę warto z niego korzystać. To doskonała okazja, by sprawdzić, jak wygląda proces wystawiania faktur, przećwiczyć najczęstsze scenariusze, sprawdzić czy system działa prawidłowo i czy nie generuje błędów. W tym miejscu przypominamy kluczowe daty, związane z uruchomieniem środowiska testowego:

• 1 września - wyłączenie wersji testowej KSeF, czyli 1.0. Ci, co korzystali z tej wersji mogą nadal z niej korzystać, natomiast nowi użytkownicy KSeF już nie będą mieć do niej dostępu i muszą poczekać na wersję 2.0,
• 30 września - uruchomienie KSeF 2.0,
• 15 października - możliwość integracji ze środowiskiem przedprodukcyjnym DEMO,
• 1 listopada - uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień,
• 3 listopada - rozpoczęcie testów Aplikacji Podatnika 2.0 w środowisku testowym,
• 15 listopada - udostępnienie Aplikacji Podatnika 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym,
• 26-31 stycznia - przerwa techniczna,
• 1 lutego - uruchomienie docelowej wersji, czyli KSeF 2.0.

Jeśli będziesz korzystać z innych dostępnych na rynku aplikacji do wystawiania faktur zintegrowanych z KSeF 2.0, zapytaj swojego dostawcę, czy zapewnia możliwość wcześniejszego testowania systemu. Ministerstwo sukcesywnie udostępnia kolejne wersje testowe – śledź daty i komunikaty, bo tam dzieje się naprawdę sporo.

7. Miej plan B (czyli tryb awaryjny)

Nowe systemy rzadko działają idealnie od pierwszego dnia. W KSeF przewidziano tryb offline i scenariusze awaryjne – warto je poznać, żeby nie panikować, gdy system na chwilę „złapie zadyszkę”. Instrukcje postępowania w przypadku mniejszej lub większej awarii, znajdziesz w artykule tutaj.

8. Postaw na BinSoft!

Możesz mieć świetnie przygotowany zespół i plan wdrożenia, ale bez odpowiedniego oprogramowania droga do KSeF będzie wyboista. Dlatego warto postawić na BinSoft – rozwiązania dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć wszystko pod kontrolą. Co zapewniamy?

1. Gotowość na KSeF - Programy BinSoft są w pełni dostosowane do obsługi e-faktur w KSeF – od wystawiania, przez wysyłkę, aż po odbiór i archiwizację dokumentów. Dzięki temu masz pewność, że Twoje faktury zawsze trafiają do systemu zgodnie z wymogami prawnymi,
2. Prostą obsługę - Nie musisz być specjalistą IT, żeby korzystać z KSeF. Interfejs oprogramowania BinSoft jest przejrzysty i intuicyjny, a wysyłka faktur prosta i przyjemna,
3. Automatyzację i oszczędność czasu
 - Wysyłka faktur jednym kliknięciem? Z nami wszystko jest możliwe :)
4. Wsparcie i aktualizacje
 - Zmieniają się przepisy? BinSoft aktualizuje system! Nasz zespół czuwa, abyś zawsze pracował na oprogramowaniu zgodnym z obowiązującymi regulacjami,
5. Bezpieczeństwo danych
 - KSeF to system działający w chmurze, ale oprogramowanie BinSoft dodatkowo zapewnia bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania faktur – dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoimi dokumentami.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi na stałe w życie przedsiębiorców. Może jeszcze nie stoi w drzwiach z walizką, ale już puka i niebawem zagości w biznesowej codzienności. Choć termin obowiązkowego korzystania z systemu przesunięto, to prędzej czy później będzie on dotyczył każdej firmy – zarówno jednoosobowej działalności, jak i dużych spółek - warto więc już teraz przygotować się do tej zmiany i spojrzeć na nią łaskawszym okiem. KSeF to tak naprawdę nie tylko wymóg, ale i szansa – na uporządkowanie dokumentów, oszczędność czasu i większą automatyzację w firmie.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)