|
Z dumą ogłaszamy uruchomienie naszej nowej usługi: OchronaSygnalisty.online! W odpowiedzi na wymogi ustawy o sygnalistach oraz rosnące zapotrzebowanie naszych klientów na narzędzie umożliwiające wdrożenie bezpiecznego system zgłaszania nieprawidłowości, przygotowaliśmy rozwiązanie: OchronaSygnalisty.online. To gotowy system do obsługi zgłoszeń wewnętrznych, który można wdrożyć od ręki w firmie, instytucji i organizacji. Czym tak naprawdę jest ochrona sygnalistów? I w jaki sposób nasza platforma może wspierać Twoją organizację w spełnianiu wymagań prawnych? Dowiesz się z tego artykułu!
Dlaczego ustawa o sygnalistach to klucz do przejrzystości w organizacji?
Wyobraźmy sobie sytuację: pracownik odkrywa poważne nieprawidłowości w swojej firmie – mogą być to: naruszenie procedur, korupcja, naruszenia prawa, a nawet działania zagrażające zdrowiu lub środowisku. W takich momentach wiele osób boi się zgłosić problem. Dlaczego? Z obawy przed represjami, brakiem anonimowości lub jasno określonych procedur. W efekcie organizacje mogą nie tylko stracić zaufanie pracowników, lecz także narazić się na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego tak ważne jest wprowadzenie niezawodnej procedury obsługi zgłoszeń wewnętrznych.
Kim jest sygnalista i dlaczego jego rola jest kluczowa?
Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Może to być pracownik, osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz, członek organu osoby prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz czy żołnierz. Sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i po jego ustaniu. Rola sygnalisty jest kluczowa w identyfikowaniu i eliminowaniu naruszeń prawa, co przyczynia się do poprawy funkcjonowania organizacji i ochrony interesów publicznych.
Jak działa OchronaSygnalisty.online? Proste rozwiązanie dla każdej organizacji
Nasza aplikacja OchronaSygnalisty.online to intuicyjne narzędzie, które pozwala firmom i instytucjom wdrożyć wymogi wynikające wprost z zapisów Ustawy o ochronie sygnalistów - uruchomić system obsługi zgłoszeń wewnętrznych, który zapewnia ochronę sygnalistów oraz zgodność z przepisami prawa. Co ważne, wystarczy zarejestrować się na stronie: www.ochronasygnalisty.online i system już jest gotowy do pracy!
Oto kluczowe funkcje systemu:
Anonimowość sygnalistów: Aplikacja umożliwia pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości bez ujawniania ich tożsamości, co buduje zaufanie i zachęca do działania.
Bezpieczeństwo danych: Wdrożone standardy ochrony danych zapewniają, że wszystkie informacje są przechowywane i przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Intuicyjny panel zarządzania: Administratorzy mogą w łatwy sposób zarządzać zgłoszeniami, śledzić ich status i podejmować odpowiednie działania następcze.
Dostępność: Formularz zgłoszeniowy jest dostępny z dowolnego urządzenia, co umożliwia wygodne składanie zgłoszeń w każdym momencie.
Co ważne, przy jednoczesnej obsłudze zgłoszeń anonimowych, system umożliwia także obsługę zgłoszeń nieanonimowych.
Procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedury zgłoszeń wewnętrznych są niezbędne dla podmiotów prawnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Jednostki samorządu terytorialnego także są zobowiązane do wdrażania wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz mogą ustalać wspólne procedury wewnętrzne w celu efektywnej obsługi takich zgłoszeń. Zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, procedury te powinny uwzględniać szczegółowe zasady przekazywania zgłoszeń oraz ochrony danych. Powinny one precyzyjnie określać sposoby przekazywania zgłoszeń, w tym zgłoszeń online, telefonicznych, ustnych oraz dokonanych za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej. Ważne jest również, aby procedura obejmowała sposób dokumentowania zgłoszeń, w tym sporządzanie protokołów rozmów i nagrań. Podmioty prawne są zobowiązane do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, co pozwala na skuteczne monitorowanie i podejmowanie działań następczych.
Ochrona danych osobowych w kontekście zgłoszeń
Ochrona danych osobowych jest kluczowym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przedsiębiorca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych jest poufne. Osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych muszą mieć pisemne upoważnienie. Osoby uprawnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Dotyczy to także okresu po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
Zakaz działań odwetowych jako fundament bezpieczeństwa sygnalistów
Zakaz działań odwetowych jest fundamentem bezpieczeństwa sygnalistów. Ustawodawca szczegółowo wymienia, co należy do zakazanych działań odwetowych wobec sygnalisty. Zakaz dotyczy nie tylko samego działania odwetowego, lecz także prób i gróźb takich działań. Kluczowe jest to, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości to pracodawca musi udowodnić, że działanie nie było odwetowe.
Zgłoszenia a ujawnienie publiczne – kiedy i jak?
Sygnalista, po powzięciu informacji o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą, będzie mógł dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Zgłoszenie wewnętrzne polega na poinformowaniu o naruszeniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym. Zgłoszenie zewnętrzne jest skierowaniem informacji do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Ujawnienie publiczne jest podaniem informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń.
Podejmowanie działań następczych po zgłoszeniu
Podejmowanie działań następczych po zgłoszeniu jest kluczowym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura musi określać sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenie telefoniczne musi być dokumentowane w formie pisemnej. Zgłoszenie ustne i dokonane za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej musi być dokumentowane za pomocą protokołu rozmowy. Bezpośrednie spotkania muszą być dokumentowane w formie nagrania lub protokołu. Podmioty prawne muszą prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Pokazuje to wyższość zgłoszeń przekazywanych za pomocą rozwiązań online takich jak OchronaSygnalisty.online. Po takim zgłoszeniu zawsze pozostaje ślad w systemie, a dodanie go do rejestru jest bardzo proste. Oczywiście zgłoszenie może zawierać dowody w formie załączników, np. skany dokumentów lub nagrania rozmów. Co ważne, OchronaSygnalisty.online umożliwia komunikację z sygnalistą. Pozwala to nie tylko na spełnienie wymaganych ustawą terminów informowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia czy dalszych etapach jego procedowania, lecz także pozwala w łatwy dla administratora aplikacji i bezpieczny dla sygnalisty sposób komunikować się w celu doprecyzowania pewnych istotnych faktów.
Przykłady zastosowania w praktyce
Organizacja rynków finansowych dbająca o zgodność regulacyjną: Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych pozwoliło zapobiec naruszeniom prawa dotyczącym przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Firma technologiczna eliminująca oszustwa finansowe: Dzięki anonimowemu zgłoszeniu przez OchronaSygnalisty.online, dział finansowy wykrył i usunął niezgodności w raportach księgowych, unikając poważnych strat finansowych.
Placówka edukacyjna usprawniająca organizację pracy: Szkoła publiczna szybko rozwiązała problem nieprawidłowego ewidencjonowania godzin pracy nauczycieli, co poprawiło organizację pracy i relacje w gronie pedagogicznym.
Samorząd unikający ryzyka korupcji: Pracownik urzędu miasta zgłosił podejrzenie korupcji w procesie przyznawania kontraktów publicznych. Ochrona sygnalistów rozpoczęła się od chwili dokonania zgłoszenia, co pomogło zminimalizować ryzyko prawne i poprawić przejrzystość procesów administracyjnych.
Dlaczego warto wdrożyć system ochrony sygnalistów i podejmowania działań następczych?
Bezpieczeństwo prawne: Zgodność z wymogami dyrektywy UE minimalizuje ryzyko kar finansowych i prawnych.
Zaufanie pracowników: Sygnaliści czują się bezpiecznie, co buduje pozytywną kulturę organizacyjną.
Poprawa wizerunku: Organizacje stawiające na transparentność są lepiej postrzegane przez pracowników, klientów i partnerów biznesowych.
Prostota obsługi: Intuicyjny interfejs sprawia, że system jest łatwy do wdrożenia i używania na co dzień.
Zapobieganie stratom: Szybkie reagowanie na zgłoszenia pomaga unikać strat finansowych i reputacyjnych.
Znaczenie dokonania zgłoszenia: Dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę jest kluczowe, ponieważ może on uzyskać ochronę prawną. Konsekwencje dokonania zgłoszenia mogą obejmować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne procedury, co podkreśla wagę i skuteczność systemu ochrony sygnalistów.
Nie czekaj, działaj teraz
Każdy dzień zwłoki w implementacji odpowiednich procedur zwiększa ryzyko naruszenia prawa i utraty zaufania. Organizacje powinny współpracować z rzecznikiem praw obywatelskich, aby spełnić wymogi prawne i zapewnić odpowiednią ochronę sygnalistom. Sygnalista ma prawo do ochrony, o ile w momencie dokonywania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa. Odwiedź naszą stronę OchronaSygnalisty.online, aby dowiedzieć się więcej o aplikacji i jej funkcjach. Skorzystaj z darmowego pakietu i sprawdź, jak nasze narzędzie może pomóc w budowaniu bezpiecznej i przejrzystej organizacji.
Transparentność to przyszłość, a ochrona sygnalistów to krok w stronę odpowiedzialności.